Come promuovere un evento in maniera efficace?
Molto spesso può capitare che eventi organizzati da persone competenti, curati nei minimi dettagli e di qualità, si rivelino dei totali fallimenti, non raggiungendo l’attenzione auspicata.
Questo accade perché si tende a concentrare tutte le proprie energie nelle attività strettamente legate all’organizzazione dell’evento e si commette l’errore di credere che la promozione sia qualcosa che non fa parte dell’organizzazione stessa. Niente di più sbagliato! Senza un’ottima promozione si rischia, infatti, di rendere vani tutti gli sforzi e l’impegno profusi.
Ecco, quindi, alcuni consigli utili per promuovere un evento al meglio e trasformarlo in un successo sotto tutti i punti di vista.
Analisi e pianificazione
È innanzitutto importante iniziare da una fase di analisi, al fine di elaborare una strategia di comunicazione efficace.
Per prima cosa bisogna individuare e definire tre elementi:
- Obiettivo dell’evento
- Caratteristiche che differenziano l’evento rispetto ad altri
- Target a cui si rivolge
Ovviamente gli obiettivi e il pubblico di riferimento cambiano in base alla tipologia di evento, per questo motivo è necessario pianificare una strategia precisa.
Notiziabilità dell’evento
Per promuovere un evento con successo bisogna studiare per bene qual è la cosa che può renderlo attrattivo al target di riferimento, bisogna ossia trovare la “notiziabilità” dell’evento.
Un evento può essere incentrato su differenti temi:
- Interesse di carattere generale
- Lancio di un prodotto
- Ospite di rilievo
- Promozione dell’azienda stessa (rinnovamento, fusione, rilancio del marchio)
Non tutti questi tipi di eventi avranno la stessa rilevanza, qualcuno raggiungerà una grande fetta di pubblico, mentre altri sono diretti a uno specifico target. Questo tipo di analisi dovrà, quindi, essere effettuato con largo anticipo al fine di poter studiare nel dettaglio la migliore strategia per raggiungere più persone possibili.
Promozione dell’evento
Arriviamo, infine, alla parte più tecnica cercando di definire un format preciso per ogni canale che si vuole utilizzare.
È importante infatti differenziare i messaggi a seconda di ogni format che si utilizza: iniziamo innanzitutto a distinguere tra promozione offline e online.
La prima riguarda soprattutto mezzi di comunicazione “tradizionali” e può funzionare molto bene per un evento locale:
- Stampa quotidiana
- Locandine
- Volantini
- Radio
- Televisione
Il consiglio è quello di fare un’analisi dei punti “strategici”, tenendo ben presente quelli che potrebbero essere gli interessi delle persone che frequentano determinati luoghi, e quali di questi interessi potrebbero incontrarsi con il tema dell’evento.
La promozione online interessa invece i canali presenti sul web: social, sito, mail. Anche in questo è importante partire dall’analisi del target e degli obiettivi per stabilire quali canali utilizzare e come.
Qualunque siano i canali scelti, ci sono alcuni passaggi da curare con la massima attenzione, come:
- Stabilire un piano editoriale dei contenuti
- Elaborare un calendario di pubblicazione
- Definire la modalità di gestione dei feedback e dei commenti
- Pianificare modalità e tempistiche di interazione con il pubblico.
In conclusione si può affermare che promuovere un evento è la fase più importante nell’organizzazione. Anche se si tratta di un evento perfetto dal punto di vista organizzativo, senza una buona strategia di comunicazione non potrà avere l’adeguato richiamo e non raggiungerà tutto il target prestabilito.
Come promuovere un evento correttamente è uno degli argomenti che viene trattato all’interno del Master in Event Management di Up Level. Se vuoi ricevere una formazione in organizzazione eventi scopri di più sul master e richiedi maggiori informazioni.