Come organizzare un Evento?

Tra la moltitudine di eventi che si possono organizzare, ci sono anche gli eventi culturali. In particolare, un evento musicale rappresenta forse quello più emozionante a cui prendere parte. È innegabile che il pubblico si aspetti che tutto fili liscio dall’inizio alla fine, per questo motivo l’organizzazione deve essere impeccabile.

Ecco, quindi, quali sono i punti chiave che possono aiutarti a pianificare un evento musicale: potrebbe sembrare un’impresa impossibile, ma l’importante è non scoraggiarsi e continuare a perseguire il proprio obiettivo.

Pianificare l’evento musicale

Le prime fasi consistono nella pianificazione dell’evento: trovare la location ideale è sicuramente fondamentale (una sala concerti, un parco, un pub ecc), così come è importante impostare un budget. Se non imposti un budget, quasi certamente spenderai più del dovuto. Cerca di comprendere quanti soldi puoi permetterti di spendere per riuscire, alla fine, a generare profitto (o almeno, a coprire le spese). Il budget per ogni concerto varia in base alla tipologia dello stesso: pensate alla grandezza dell’evento, a quanti biglietti sperate di vendere.

Infine la parte più importante della pianificazione di un evento musicale, quella da cui molto probabilmente dipenderà la sua riuscita o meno: la scelta degli artisti che dovranno esibirsi. Tale scelta dipenderà molto da ciò che abbiamo pianificato prima, ossia la location e il budget. Artisti giovani saranno ben felici di suonare in un pub o club; lo stesso non si potrà dire, però, per artisti più esperti e di successo. Cercate, inoltre, di puntare su artisti con un’elevata fan-base, per poter sperare di avere una buona risposta di pubblico.    

Promuovere l’evento musicale

Una volta stabilite tutte le fasi preliminari del vostro evento, dovrete cercare di farlo conoscere il più possibile. La pubblicità è infatti tutto e anche un evento ha bisogno di una buona campagna promozionale.

Un ruolo fondamentale è svolto dagli uffici stampa, il cui compito consiste nel contattare i media, nella speranza che questi possano parlare dell’evento su giornali, blog, radio e tv. C’è poi tutta l’attività inerente alla cartellonistica e alle varie attività di promozione online: i social sicuramente dovranno essere utilizzati alla perfezione per sperare di far conoscere alle persone l’evento che state organizzando. 

È possibile, inoltre, stringere accordi con altri eventi dove potersi scambiare reciprocamente qualche favore. Gli organizzatori di altri eventi potrebbero, per esempio, rilanciare sui loro canali social la data della nostra manifestazione o magari potrebbero ospitare dei volantini della nostra rassegna; ricambieremo – ovviamente – anche noi il favore quando svolgeremo il nostro evento.

Gestire l’evento musicale

Avete venduto i biglietti e siete finalmente arrivati al giorno dell’evento: per soddisfare le aspettative dei partecipanti tutto deve funzionare alla perfezione.

Per far sì che questo accada dovrete innanzitutto assicurarvi che l’attrezzatura tecnica sia sistemata a dovere (palco, luci, impianto audio ecc). Per questo motivo, cercate di selezionare uno staff che sia adeguato all’evento, con un ingegnere del suono, gli addetti alla sicurezza, il personale che gestisce i biglietti e gli ingressi.

Sarà, inoltre, importante avere una scaletta dettagliata su ciò che accadrà durante la serata, in modo da poterla condividere con tutto lo staff (e anche il pubblico). Ma ciò che alla fine conterà di più sarà una cosa soltanto: avere un piano di riserva pronto a rispondere a qualsiasi problematica dell’ultimo minuto. Una band che si ritira, il maltempo, problematiche con le luci o l’audio, dovrete tenere conto di queste possibilità ed essere pronti a risolverle nel minor tempo possibile.

Gestire il post evento musicale

L’evento è finito ed è andato a gonfie vele, ma il vostro lavoro non termina qui: a meno che non vogliate che l’evento sia stato una tantum, dovrete iniziare a creare hype per quello successivo. 

Innanzitutto cercate di ottenere feedback da chi vi ha partecipando, comprendendo quali siano stati i punti di forza e cosa invece vada migliorato. È poi di vitale importanza coltivare le relazioni con le persone con cui avete collaborato: band, manager, etichette, staff, non disperdete tutto il buono che avete creato, ma anzi puntate ad avere rapporti stabili con tutti questi soggetti.

Infine non abbandonate il vostro pubblico, ma cercate di tenerlo costantemente informato sul vostro mondo tramite social o newsletter: un ottimo modo per continuare a far parlare di voi e del vostro evento.

Quelli esposti sono solo alcuni consigli utili per potersi orientare un minimo nel mondo dell’organizzazione di un evento musicale. La base per poter partire bene in qualsiasi progetto è comunque mettere in campo una squadra di professionisti. Piano piano, un passo alla volta, dal vostro primo evento potrete arrivare a togliervi tante soddisfazioni, anche economiche.