Quali sono le figure professionali di un evento?
Al giorno d’oggi gli eventi non sono più solamente l’occasione per passare del tempo insieme, ma rappresentano anche un’ottima occasione, nel caso delle aziende, di incrementare la propria visibilità. Non solo, però, perché molte persone, in occasioni speciali come cerimonie o ricorrenze, tendono a voler organizzare qualcosa che possa rimanere impresso nella mente dei partecipanti per molto tempo.
E si entra così nel complicato mondo dell’event management: ma quali sono le figure professionali di un evento? Scopriamole meglio insieme.
Le principali figure coinvolte nell’organizzazione eventi
Durante l’organizzazione di un evento è fondamentale ricordare che ci sono diversi professionisti che curano ogni aspetto. Questo avviene proprio per fare in modo che i clienti possano rimanere soddisfatti in qualsiasi loro richiesta.
Si parte, quindi, dall’Event Planner, ossia la figura che ha il compito di pianificare tutto, ascoltando con attenzione le richieste del committente. Oltre a lui, vi è poi una segreteria organizzativa che si occuperà di tutto il contorno e di tutto quello che è necessario per procedere alla realizzazione dell’evento: Event Manager, logistica, responsabile della comunicazione, responsabile del marketing e segreteria amministrativa. Si tratta di una suddivisione di ruoli necessaria in quanto ognuno, grazie alle proprie competenze, potrà fare in modo che si ottenga un ottimo risultato per il cliente.
La fase di pianificazione
L’Event Manager è la figura che si occupa di progettare tutto, in collaborazione con l’Event Planner che dovrà poi mettere in atto anche una strategia organizzativa dal punto di vista estetico. In questa fase è importante lavorare a stretto contatto con il cliente così da riuscire a comprendere al meglio l’obiettivo dell’iniziativa e il target di riferimento.
L’organizzazione dell’evento
Dopo aver progettato l’evento, si procede con la sua effettiva organizzazione. In questa fase, l’Event Manager lavora in maniera intensa: dovrà stabilire relazioni con fornitori, sponsor eventuali e tutti coloro che possano avere un ruolo importante. Qui entra in gioco anche la segreteria che dovrà considerare il numero di invitati e procedere con lo stilare gli inviti con annessa registrazione.
Durante la fase dell’organizzazione è importante, inoltre, controllare che vi sia la presenza di un apposito punto di accoglienza, in modo da non creare disordine, oltre a stabilire una logistica ben precisa con eventuali navette, parcheggi e tutto ciò che permette agli invitati di arrivare comodamente all’evento. Non bisogna poi dimenticare tutto ciò che concerne la sicurezza: per questo motivo, lo staff che organizza l’evento deve avere competenze ben specifiche.
La comunicazione
Chiudiamo poi con la comunicazione, fondamentale per la buona riuscita di un evento. É proprio la promozione che permette di venire a conoscenza dell’evento e attirare così un numero maggiore di potenziali invitati interessati. Questo compito è affidato allo staff che si occupa della comunicazione: ciò vuol dire avvisare gli ospiti, facendo attenzione ad avere conferma di partecipazione.
Materiale online e materiale cartaceo, locandine e tutto ciò che possa servire a sponsorizzare l’evento: il personale della comunicazione deve essere qualificato e compiere tutte queste attività, tra cui comunicati stampa, contenuti sui social network, oltre a siti web appositamente dedicati, articoli sui giornali a blog.
Insomma, l’organizzazione di un evento è molto complessa e per ogni fase è necessario avere figure professionali differenti e ben qualificate. Se ti interessa approfondire queste tematiche, un corso in organizzazione eventi può fare al tuo caso. Scopri di più sul master in Event Management e richiedi maggiori informazioni.