Il production plan è composto dal programma di pre e post produzione e da una timeline dettagliata dell’evento che aiuta tutti gli attori coinvolti nel coordinamento di costruzione, produzione e smantellamento. È fondamentale per evitare problemi, garantendo, al contempo, un corretto svolgimento degli eventi mantenendo informati fornitori e cliente.
Che cos’è l’Event Production Plan?
È ormai appurato che la fase di pianificazione di un evento è fondamentale per garantire che tutto si svolga senza intoppi. Per questo motivo, il production plan ha la massima importanza nel coordinare tutte le persone e i fornitori coinvolti nell’evento.
Esso comprende al proprio interno il piano lavori pre-evento che coordina i fornitori per la costruzione garantendo che vengano rispettate tutte le leggi, le restrizioni della location, l’allestimento ecc. Il production plan di un evento include anche una timeline dettagliata dell’evento che delinea i tempi per i discorsi e tutti i momenti chiave (come la presentazione di video, i pasti e l’intrattenimento).
Sia il production plan sia la timeline dell’evento sono dei documenti utili per event coordinator, event manager e project manager che sono responsabili della gestione della collaborazione tra tutti i fornitori.
Quando creare un production plan
Quando si organizza un evento è importante che gli ospiti e i partecipanti abbiano l’impressione che tutto funzioni alla perfezione: per fare ciò è importante che le esigenze di ciascuno siano ben integrate, che le consegne di tutti i componenti siano puntuali e che la sequenza temporale dell’evento sia ben pianificata ed eseguita.
Il piano lavori è condiviso con fornitori e il cliente in modo che tutte le parti coinvolte abbiano chiaro lo schema di ciò che sta accadendo e quando. Tutti devono essere allineati e coesi su ciò che accadrà durante l’evento.
Perché è importante un event production plan
Un evento aziendale coinvolge spesso clienti, dirigenti, distributori o potenziali clienti. È il momento in cui il carattere di un brand si estende a livello personale ed è un modo critico di utilizzare le attività del marchio per aumentare la lealtà e favorire il rapporto con lo stesso.
Più complesso è l’evento, più è importante che tutto sia coordinato nei minimi dettagli per evitare potenziali problemi. Insomma, la produzione di un evento non è una semplice somma di fattori, ma è il risultato del know-how e delle competenze nel trasformare un concetto in realtà.
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